部下への効果的な指示の仕方【７つのポイント】

このような悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか。

部下が思うように業務を遂行しないのには上司であるあなたの指示に問題があることが多々あります。

同じ業務でも指示の仕方によって、達成度、スピードは変わります。

本記事では効果的な指示の仕方を解説します。

指示の仕方には７つのポイントがあります。

誰でも意識すればできる内容となっていますので学んでいって下さい。

この記事が指示に悩む管理職にとって有意義なものとなれば幸いです。

指示とは

指示とは、『目標に対して、メンバーに行動を起こさせること』です。

指示は単純に実行してほしいことを伝えるだけではなく、メンバー(部下）と意思疎通を図り、理解・納得させ実行へと動機付ける働きを含みます。

良い指示は命令（○○をしなさい）ではなく、メンバー（部下）自身の意欲を上げるような働きかけのことを言います。

効果的な指示の重要性

指示は、組織や個人が目標を達成し、タスクを効率的にこなすための不可欠な要素です。

適切な指示が与えられることで、混乱や誤解を避け、業務プロセスが円滑に進行します。

故に指示は実行の起点であり部下のアウトプットに影響を与えます。

指示の内容の良し悪しが部下のパフォーマンスと結果に直結します。

自分も昔は指示を失敗し、アウトプットが想像していたものと違うことがありました。

また、指示の仕方は部下のモチベーションにも影響を与えます。

部下は指示された職務の内容とどのように指示されるかによって職務遂行の意欲が高まったり、減退したりします。指示を効果的に行うことで部下の仕事へのモチベーションを高めることができるのです。

適当にやっといて～と言われた仕事に対してやる気でませんしね。

効果的な指示の仕方:7つのポイント

効果的な指示の仕方には７つのポイントがあります。

命令するのでなく、部下の意見を聞きながら最終的に部下本人が自身が決めたこととして業務に取り組むことがゴールです。

こうすることで自分が達成すべき業務という意識が働きます。

それぞれのポイントについて解説します。

効果的な指示の７つのポイント:①目的を理解させる

１つ目は『目的を理解させる』です。

自身が部下に対して業務をお願いする際は何の為に行うのか？を明確にし、本人に理解させる必要があります。

組織目標とどうつながっているのか。なぜやらないといけないのかを理解させます。

目的を理解していないと自分の推進してほしい方向とまったく違うことをしてしまいます。これは目的を理解していない部下あるあるです。

僕は部下の仕事の質を目的を理解できているかで測ります。

目的を伝えたものの、理解していなければなんども繰り返し、メモさせるのです。

効果的な指示の7つのポイント:②ゴールを明示する

２つ目は『ゴールを明示する』です。

いつまでにどんな成果をどのレベルで達成してほしいかを伝えます。

SMARTの法則を意識してゴール設定を行うと良いとされています。

効果的な指示の７つのポイント:③必要な情報を与える

３つ目は『必要な情報を与える』です。

部下に対してお願いした業務に対して、あなたが知っている必要な情報を与える必要があります。

例えばチームを統括することをお願いしたとします。

あとよろしく～ではなく、Aさんは過去こういった経験をしていて、得意なことはこれだ。Bさんはこの仕事が苦手であると自身の知っている情報を与えましょう。

効果的な指示の７つのポイント:④進め方の条件を伝える

４つ目は『進め方の条件を伝える』です

使える資源の範囲、自由裁量の範囲を明確に伝えましょう。

目的を達成するために好き勝手していいわけではなく、守るべき予算や決めていい範囲があるかと思いますので明確化することが重要です。

ここで自由裁量の範囲がおおきいほど本人の意識は高くなります。相手のレベルに合わせて裁量を設定しましょう。

効果的な指示の７つのポイント:⑤期待を伝える

５つ目は『期待を伝える』です。

なぜあなたにお願いしているのか。部下に任せる理由を伝えましょう、

また部下にとってどのようなメリットがあるかを伝えることでモチベーションUPに繋がります。

目指してほしい将来像、かつ部下が目指したい姿に重なる業務であればベストです。

効果的な指示の７つのポイント:⑥意見を聞く

6つ目は『意見を聞く』です。

一方的に指示するのでなく、部下の意見や疑問、不安を聞き、業務を対応することにおいて合意を得ましょう。

意見を聞くことが抜けている上司は多く、これが出来るだけでも部下からの評価は各段に上がります。

途中で部下の理解度を確認することも怠らず、指示してみましょう。

効果的な指示の７つのポイント:⑦報告のルールを決める

７つ目は『報告のルールを決める』です。

一例ですが、進捗確認をミーティング形式で週１行うだったり、毎朝報告するなど、進捗状況の共有方法や共有の頻度について決めておきましょう。

効果的な指示の７つのポイントのまとめ

効果的な指示の７つのポイントを紹介しました。

どれも意識すればすぐに出来る内容かと思います。

効果的な指示が出来れば部下は自ら考え成果をあげるようになります。

部下にとっても自身にとってもプラスとなることは明らかでしょう。

部下の成果が出ていないのであれば一度自身の指示を振り返ってみるといいと思います。

この記事が指示に悩む管理職にとって有意義なものとなれば幸いです。